Comment organiser avec Microsoft Outlook

Comment pouvez-vous gagner du temps en étant organisé dans Microsoft Outlook? Cela nécessite de la discipline, mais plus important l`organisation du programme et tout ce que vous faites avec les outils.

Étapes

Image intitulée Organize Yourself Using Microsoft Outlook Étape 1

La première chose à faire est de désactiver la notification des nouveaux emails. Pour ce faire, ouvrez le menu Fichier, sélectionnez Outils, sélectionnez Options, la fenêtre d`options s`ouvrira, dans l`onglet Préférences, cliquez sur le bouton "Options de messagerie avancées". Dans la fenêtre d`options qui s`ouvre, cliquez sur le bouton "Options d`e-mail. " Dans la fenêtre d`options qui s`ouvre, recherchez la section "Quand de nouveaux articles arrivent dans ma boîte de réception" et Décochez toutes les options .

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 2

Faites en sorte que votre calendrier ressemble à l`affichage par défaut dans Outlook. Cela vous donnera une vision du travail pour la journée. Pour définir votre calendrier comme vue par défaut, ouvrez le menu Fichier, sélectionnez Outils et sélectionnez Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l`onglet "Autres"puis cliquez sur le bouton "Options avancées". Dans la fenêtre "Options avancées", regarde le "Configuration générale" et cliquez sur Parcourir. Sélectionnez le dossier ouvert, dans la fenêtre "Sélectionner un dossier", sélectionnez "Calendrier" et cliquez sur OK trois fois.

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 3

Pour inclure vos tâches dans la fenêtre par défaut, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez Affichage, sélectionnez Tableau des tâches.

Image intitulée Organize Yourself Using Microsoft Outlook Étape 4

Pour afficher uniquement les tâches du jour, ouvrez le menu Fichier et sélectionnez Afficher, puis sélectionnez "Vue de la boîte des tâches", sélectionnez "Les tâches d`aujourd`hui".

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 5

Planifiez une heure spécifique chaque jour pour voir vos emails. Établissez-le 2 à 3 fois par jour pour travailler avec vos emails et vous n`avez pas besoin de les voir à un autre moment. Les courriels sont une distraction et vous empêchent de faire votre travail.

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 6

Toujours lire vos emails nettoyez toujours votre boîte de réception. Vous ne devriez jamais rien laisser à la fin de la session email. Pour nettoyer votre boîte de réception, vous devez décider quoi faire de chaque courriel. Vous avez quatre options: Supprimer, différer, déléguer ou faire

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 7

Si vous avez déjà pris soin de l`e-mail, supprimez-le.

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 8

Pour différer un e-mail, créez une tâche faites glisser l`e-mail vers le bouton des tâches dans le coin inférieur gauche d`Outlook. Une tâche sera créée automatiquement, sélectionnez une date et une heure de début, et une date et une heure d`échéance, enregistrez-la.

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Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 9

Pour déléguer un e-mail, créez une tâche et affectez la tâche à une autre personne ou transférez l`e-mail à une autre personne.

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 10

La dernière option effectue la tâche requise par l`e-mail. Si c`est le cas, supprimez-le de la boîte de réception ou déplacez-le dans un dossier personnel où vous conservez les anciens e-mails que vous avez déjà occupés.

Image intitulée Organisez-vous avec Microsoft Outlook Étape 11

Pour bloquer l`heure sur votre calendrier, faites glisser et déposez un e-mail sur le bouton du calendrier situé dans le coin inférieur gauche d`Outlook. Une notification de réunion s`ouvrira. Entrez l`heure et la date que vous souhaitez bloquer, enregistrez-le. Une copie de l`e-mail sera incluse dans la notification. Supprimez l`e-mail de la boîte de réception ou déplacez-le dans un dossier personnel.

Conseils

L`essentiel n`est pas d`être un esclave de vos emails. En désactivant la nouvelle alerte mail et en utilisant le calendrier comme vue par défaut, vous pouvez rester concentré sur votre travail.

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